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2012年10月 1日 (月)

やや微妙な業務改善日記 その1(電子内容証明郵便) 

主に同業者向けの話題ですが,弁護士業務の効率化の観点から,業務に役立つパソコン関連の話題を連載していきたいと思います。連載は私の備忘録を兼ねてのものですので,不定期かつ思いつきでつれづれなるままに書いていく予定です。

初回は電子内容証明郵便の導入について。
これまで,存在は知りつつも,そのうち導入しようと思っているうちに機会を逃してきました。先日,事務局がお休みだったために自分で内容証明郵便を作成発送したところ,思わぬ手間がかかったので,思い切って導入することにしてみました。

・導入までの作業
1 クレジットカードを用意
2 郵便局の電子内容証明サービスのページにアクセス
3 登録者情報を登録し,電子内容証明郵便用のソフトをダウンロードする
4 上記ソフトをインストールする
5 差出人情報(自分の名前や住所)を設定する

これで準備は完了です。ものの10分あればできます。

・使い方
1 内容証明郵便本文をWordファイルで作成保存する。なお,通常の内容証明郵便と違い,字数行数の制限はありません。余白設定だけ指定に従えばよいので,通常の書面と同じ感覚で作成すれば差し支えありません。
2 ソフトを立ち上げ,作成した文書ファイルを選択するとともに,受取人の住所情報を入力する。
3 「次へ」ボタンを押すとブラウザが立ち上がり,送信ファイルを指定するよう求められるので,もう一度ファイルを指定する。
4 「送信」ボタンを押し,指示に従って操作すると,作成したファイルの内容で内容証明郵便が受け付けられる。
5 郵便局側で,送信したファイルから内容証明郵便を作成してくれ,先方に送付すると共に,謄本をこちらに郵送してくれる。
利用方法は以上のような感じです。3通用意したり,封筒を用意したりする必要はありません。パソコンの前に居ながらにして内容証明郵便を送付できます。

配達証明はオプション扱いになっており,付け忘れやすいですが,よく確認するようにしましょう。なお,発送時に配達証明を付け忘れてしまった場合,郵便局窓口へいって手続きをすることで,後からでも配達証明をしてくれます。

電子内容証明郵便のメリットとデメリットは,次回に続きます。

(新谷)

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